Rodzaje faktur i ich zastosowanie

Zastanawiasz się, jakie są różne rodzaje faktur i do czego służą? Bez względu na to, czy jesteś przedsiębiorcą, czy dopiero planujesz założyć firmę, zrozumienie specyfiki poszczególnych dokumentów jest bardzo ważne. Poznaj najważniejsze rodzaje faktur, ich charakterystykę i zastosowanie w praktyce, aby uniknąć błędów i usprawnić swoją księgowość.

Faktura VAT

Faktura VAT to jeden z najbardziej popularnych dokumentów w obrocie gospodarczym, który służy do udokumentowania sprzedaży towarów i usług. Na co dzień nazywana fakturą sprzedaży, w rzeczywistości jest dowodem sprzedaży i zakupu.

Wyróżniamy dwa rodzaje faktury VAT:

• papierową,
• elektroniczną.

Należy ją wystawić w dwóch egzemplarzach – dla sprzedawcy i nabywcy. Wystawia się ją głównie dla innych podatników VAT, ale w określonych przepisami przypadkach także na życzenie osoby fizycznej.

Mogą ją wystawić nie wcześniej niż 30 dni przed dostawą towaru, wykonaniem usługi, lub po otrzymaniu całości lub części zapłaty.

Faktura zaliczkowa i końcowa

Oprócz faktury VAT, w obrocie gospodarczym występują także faktury zaliczkowe i końcowe, na podstawie których dokonuje się częściowych rozliczeń płatności.

Faktura zaliczkowa dotyczy zaliczek, zadatków i przedpłat. Wystawia się ją, gdy sprzedawca otrzymał część lub całość zapłaty od nabywcy przed sprzedażą, dostawą towarów lub wykonaniem usługi, bądź wewnątrzwspólnotową sprzedażą towarów na odległość (z wyjątkami).

Wyjątkami od wystawiania faktur zaliczkowych są sytuacje, gdy otrzymuje się część lub całość zapłaty z tytułu:

• wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,
• dostawy energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego,
• świadczenia usług telekomunikacyjnych,
• świadczenia usług wymienionych w poz. 24-37, 50 i 51 załącznika nr 3 do Ustawy o VAT,
• świadczenia usług najmu, dzierżawy, leasingu lub usług o podobnych,
• świadczenia usług ochrony osób oraz ochrony, dozoru i przechowywania mienia,
• świadczenia usług stałej obsługi prawnej i biurowej,
• świadczenia usług dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego,
• dostaw towarów na zasadzie transferu bonu jednego przeznaczenia.

Po zakończeniu całej transakcji, która była dokumentowana zaliczkowo, wystawia się fakturę końcową. Służy ona do ostatecznego rozliczenia zaliczek, zadatków i innych częściowych wpłat.

Gdy część zapłaty została udokumentowana fakturą zaliczkową, fakturę końcową należy wystawić nie wcześniej niż 60. dnia, a jednocześnie nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu dostawy towaru lub wykonania usługi.

Jeżeli faktura zaliczkowa nie obejmowała całej zapłaty, w fakturze końcowej wartość towarów lub usług pomniejsza się o wartość wcześniej otrzymanych części, a kwotę podatku pomniejsza się o sumę kwot podatku wykazanego w fakturach dokumentujących otrzymanie poszczególnych zaliczek.

Faktura uproszczona

Fakturę uproszczoną traktuje się jak zwykłą fakturę, chociaż zawiera ona mniej danych. Jest to paragon fiskalny do kwoty 450 zł brutto (100 euro) z numerem NIP nabywcy. Nie wymaga wystawienia dodatkowej, pełnej faktury.

Nie można wystawić faktury uproszczonej, gdy:

• jest to wewnątrzwspólnotowa sprzedaż towarów na odległość,
• jest to sprzedaż na odległość towarów importowanych,
• jest to sprzedaż, dla której na fakturze nie podaje się numeru NIP,
• jest to wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów,
• są to transakcje podlegające opodatkowaniu na terytorium państwa członkowskiego Unii Europejskiej innego niż Polska, dla których zobowiązanym do zapłaty podatku od wartości dodanej jest nabywca towarów lub usług.

Jeżeli paragon przekracza 450 zł brutto (i nie jest fakturą uproszczoną), a sprzedaż została zarejestrowana na kasie fiskalnej z numerem NIP nabywcy na paragonie, można wystawić fakturę do paragonu. Klient musi określić, czy kupuje jako podatnik lub konsument w momencie zakupu. Brak NIP na paragonie oznacza zakup konsumencki.

Faktura korygująca

Poza wymienionymi dokumentami, istnieje jeszcze faktura korygująca. Wystawia się ją, aby skorygować błędy na fakturze pierwotnej. Najczęściej stosuje się ją przy:

• udzieleniu rabatu,
• obniżce ceny towaru lub usługi,
• zwrocie towaru,
• oddaniu zapłaty,

po prostu błędzie w cenie, stawce, kwocie podatku, lub innej pozycji.

Co istotne, wystawca (sprzedawca) musi mieć potwierdzenie, że odbiorca otrzymał fakturę korygującą. Nie można po prostu parafować zmian odręcznie na fakturze, ani wystawić korekty w miejsce zniszczonego dokumentu (w takim przypadku należy wydać duplikat faktury).

Faktura VAT marża

Innym dokumentem księgowym, który możemy wyróżnić, jest faktura VAT marża. To specjalny rodzaj faktury, który jest stosowany w przypadku świadczenia usług turystycznych oraz dostawy niektórych towarów, takich jak:

• używane pojazdy,
• laptopy,
• telefony,
• przedmioty kolekcjonerskie,
• antyki,
• dzieła sztuki.

Procedura VAT marża dotyczy tylko towarów używanych, które zostały nabyte od:

• osób fizycznych niebędących podatnikami VAT,
• podatników VAT, którzy są zwolnieni,
• podatników VAT, jeśli dostawa towarów podlegała również procedurze VAT marża.

Co ważne, faktura VAT marża jest stosowana dobrowolnie, a to oznacza, że możemy zapłacić niższy podatek – wyliczany tylko od marży sprzedawcy (marży netto), a nie od ceny sprzedaży netto. Ma to jednak konsekwencję: nie możemy odliczyć VAT z faktury, która dokumentuje zakup odsprzedawanego towaru. Natomiast kupujący towar na podstawie faktury VAT marża również nie może odliczyć należnego podatku VAT.

Dodatkowo faktura VAT marża nie zawiera:

• ceny jednostkowej netto,
• wartości sprzedaży netto,
• stawki podatku,
• sumy wartości sprzedaży z podziałem na poszczególne stawki,
• kwoty podatku.

W treści należy za to umieścić cenę sprzedaży brutto.

Faktura VAT RR

Kolejnym specyficznym dokumentem jest faktura VAT RR, która stosowana jest w obrocie z rolnikiem ryczałtowym. Jak stanowi prawo (art. 43 ust. 1 pkt 3 Ustawy o podatku od towarów i usług), rolnik ryczałtowy jest zwolniony z podatku od towarów i usług, a więc sprzedając produkty rolne nie wystawia faktury – robi to nabywca, który wystawia fakturę VAT RR.

Nabywca wystawiający fakturę VAT RR przekazuje oryginał rolnikowi ryczałtowemu i zatrzymuje drugi egzemplarz dla siebie. Na fakturze tej wykazuje i wypłaca rolnikowi ryczałtowemu zwrot podatku w kwocie 7% wartości nabytych produktów rolnych. Dla fakturującego nabywcę kwota zryczałtowanego zwrotu zwiększa kwotę podatku naliczonego.

Oprócz oznaczenia „Faktura VAT RR” dokument ten musi zawierać:

• imię i nazwisko lub nazwę (lub nazwę skróconą) dostawcy i nabywcy oraz ich adresy,
• numer identyfikacji podatkowej lub numer PESEL dostawcy i nabywcy,
• datę dokonania nabycia oraz datę wystawienia i kolejny numer faktury,
• nazwy nabytych produktów rolnych, jednostkę miary i ilość, a także oznaczenie (opis) klasy lub jakości tych produktów,
• cenę jednostkową nabytego produktu rolnego bez kwoty zryczałtowanego zwrotu podatku,
• wartość nabytych produktów rolnych bez kwoty zryczałtowanego zwrotu podatku,
• stawkę zryczałtowanego zwrotu podatku,
• kwotę zryczałtowanego zwrotu podatku od wartości nabytych produktów rolnych,
• czytelne podpisy osób uprawnionych do wystawienia i otrzymania faktury (lub podpisy oraz imiona i nazwiska tych osób) i oświadczenie.

Faktura pro forma

Odrębną kategorię stanowi faktura pro forma, która w odróżnieniu od omawianych faktur VAT, nie jest dokumentem księgowym, a jedynie informacyjnym. Najczęściej spotykany, lecz nieistniejący w polskim prawie, dokument:

• przedstawia dane dotyczące transakcji,
• może być wykorzystany jako:
  • oferta handlowa,
  • określenie kwoty należnej do zapłaty z tytułu przyszłej dostawy towaru lub wykonania usługi,
  • wezwanie do zapłaty,
  • dokument wystawiony kontrahentowi przed zapłatą zaliczki z tytułu przyszłej dostawy towaru lub wykonania usługi.

W każdym przypadku musi zawierać dopisek „pro forma”. Należy pamiętać, że nie wystawia się ich po otrzymaniu zapłaty; w takim przypadku należy udokumentować ją fakturą VAT. Wystawienie pro formy nie zwalnia również z obowiązku wystawienia właściwej faktury, która udokumentuje dostawę towaru lub wykonanie usługi, bądź otrzymanie zaliczki.

Faktury elektroniczne i KSeF

Oprócz faktury papierowej, dopuszczalna jest również faktura elektroniczna, czyli e-faktura. W Polsce, w celu standaryzacji i cyfryzacji rozliczeń, wprowadzono Krajowy System e-Faktur (KSeF). System ten umożliwia wystawianie, przesyłanie i przechowywanie faktur ustrukturyzowanych, czyli dokumentów w formacie XML zgodnym z określonymi schematami.

KSeF to platforma informatyczna, która znacząco ułatwia obieg faktur pomiędzy przedsiębiorcami a Krajową Administracją Skarbową. Faktury przesłane za pośrednictwem KSeF są automatycznie sprawdzane pod kątem formalnej poprawności. Dzięki KSeF podatnicy mogą wystawiać i otrzymywać faktury z każdego miejsca na świecie, eliminując potencjalne błędy i usprawniając transakcje.

Samofakturowanie – proces i wymogi

Oprócz omówionych rodzajów faktur, w praktyce gospodarczej występuje również samofakturowanie. Jest to specyficzny rodzaj fakturowania, w którym fakturę wystawia nabywca, ale dla sprzedawcy.
W celu samofakturowania nabywca musi być podatnikiem VAT i zawrzeć ze sprzedawcą stosowną umowę, regulującą tryb zatwierdzania faktur. Przepisy nie określają formy, treści ani okresu obowiązywania umowy.

Dokument wystawiony przez nabywcę stanowi autentyczną fakturę sprzedażową dopiero po zatwierdzeniu przez sprzedawcę. Przepisy nie regulują również trybu zatwierdzania; organy podatkowe dopuszczają tzw. milczącą akceptację, czyli brak sprzeciwu sprzedawcy w terminie określonym w umowie.
Faktura samofakturowana musi zawierać wszystkie elementy, jak każda inna faktura, z jednym dodatkowym elementem — obowiązkowym dopiskiem „samofakturowanie”.

Refakturowanie – zasady i specyfika

Innym specyficznym zagadnieniem jest refakturowanie. Polega ono na tym, że przedsiębiorca nabywa usługi w swoim imieniu, a następnie sprzedaje je innemu przedsiębiorcy, który jest faktycznym nabywcą. Przepisy nie określają tego pojęcia, ale jego użycie wynika z orzecznictwa.

Najczęściej refakturowanie dotyczy mediów w najmie – właściciel lokalu nabywa media, a następnie obciąża nimi najemcę. W przypadku odsprzedaży usług uznaje się, że podmiot refakturujący je świadczy, w związku z czym powinien wystawić fakturę VAT.

Z zasady refakturowanie usługi powinny być takie same jak na fakturze dokumentującej pierwotny zakup od bezpośredniego dostawcy (kwota netto, stawka VAT). Regulacja refakturowania w umowach wzajemnych jest pożądana, ponieważ to postanowienia umowne mogą decydować o stawce VAT. Przykład – rozróżnienie w umowie najmu a media:

• jeśli najemca rozlicza media na zasadzie rzeczywistego zużycia, refakturowane opłaty mogą mieć obniżoną stawkę VAT, jak faktura od dostawcy mediów,
• jeśli najem i media to usługa kompleksowa (np. rozliczanie mediów ryczałtem), całość podlega stawce podstawowej 23%.

Dla usług gastronomicznych i hotelowych należy je refakturować w kwocie brutto z faktury bezpośredniego dostawcy. Przepisy zakazują odliczenia VAT od tych usług, ale organy podatkowe dopuszczają ich refakturowanie ze stawką 8% VAT.