NDA – co to i dlaczego warto ją stosować?

Zastanawiasz się, czym jest NDA i czy warto ją podpisywać? W tym artykule dowiesz się, co to NDA, kiedy warto ją stosować i co powinna zawierać, aby skutecznie chronić Twoje interesy. Czy jesteś gotów poznać wszystkie jej sekrety?

Czym jest NDA – definicja i cel

Umowa o zachowaniu poufności, powszechnie nazywana NDA (z ang. Non-Disclosure Agreement), to umowa, w której strony zobowiązują się do wymiany poufnych materiałów lub informacji, z zastrzeżeniem, że nie będą one udostępniane dalej. Dokument ten zabezpiecza tajemnice przedsiębiorstwa, know-how, informacje technologiczne, strategie biznesowe oraz inne poufne dane przed ujawnieniem osobom trzecim, co mogłoby narazić jedną ze stron na straty.

Celem NDA jest więc zachowanie poufności dotyczącej określonych informacji, stanowiąc tym samym skuteczne zabezpieczenie tajemnic przedsiębiorstwa. Zawarcie takiej umowy może również ułatwić dochodzenie roszczeń z tytułu czynu nieuczciwej konkurencji, gdyż w przypadku bezprawnego wykorzystania informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa.

Wyróżnia się dwa główne rodzaje umów NDA:

• jednostronne – stosowane, gdy poufne informacje ujawnia tylko jedna ze stron,
• dwustronne (wzajemne) – stosowane, gdy obie strony wymieniają się danymi wymagającymi ochrony.

Kiedy stosuje się umowę NDA

Umowę o zachowaniu poufności spotykamy coraz częściej, zwłaszcza tam, gdzie istotna jest ochrona informacji poufnych i własności intelektualnej, a przedsiębiorstwa chcą chronić swoje interesy.

NDA podpisuje się przed ujawnieniem informacji poufnych i może to być m.in.:

• negocjacje stron, których przebieg ma pozostać tajemnicą,
• przed zawarciem umowy zasadniczej – szczególnie, gdy na etapie negocjacji strony wymieniają się informacjami poufnymi na temat przyszłej współpracy,
• gdy strony zawarły już umowę, ale jej zapisy i szczegółowe regulacje muszą pozostać tajne.

NDA zawiera się najczęściej obok innej umowy, np. umowy o świadczenie określonych usług, aby chronić informacje związane z przedsiębiorstwem podmiotu ujawniającego.

Co powinna zawierać umowa NDA

Aby Twoje NDA skutecznie chroniło informacje i jasno określało zobowiązania stron, musi zawierać kilka kluczowych elementów. Najważniejsze z nich to:

• strony umowy – dokładne określenie stron (imię i nazwisko/nazwa firmy, adres, NIP/PESEL, KRS, reprezentacja), które będą związane umową o zachowaniu poufności.
• definicja informacji poufnych – precyzyjne określenie, jakie dane uznaje się za poufne (np. know-how, dane finansowe, strategie, dane osobowe) oraz w jakiej formie mogą być one przekazywane (pisemnej, ustnej, elektronicznej).
• cel ujawnienia informacji – w jakim celu informacje poufne są udostępniane (np. negocjacje handlowe, realizacja projektu, ocena potencjalnej współpracy).
• obowiązki odbiorcy informacji – szczegółowe określenie, do jakich działań zobowiązany jest odbiorca (np. zachowania poufności, wykorzystywania ich wyłącznie w określonym celu, nieujawniania ich osobom trzecim, ograniczenia dostępu do informacji tylko dla upoważnionych osób, zabezpieczenia informacji przed nieuprawnionym dostępem lub ujawnieniem).
• okres obowiązywania umowy – określenie, jak długo umowa NDA będzie obowiązywać (warto pamiętać, że zobowiązanie do zachowania poufności może obowiązywać także po wygaśnięciu samej umowy).
• wyłączenia z poufności – określenie, jakie informacje nie podlegają klauzuli poufności (np. publicznie dostępne, znane odbiorcy przed ujawnieniem, uzyskane w sposób legalny od osób trzecich).
• konsekwencje naruszenia umowy – określenie sankcji za złamanie warunków NDA (np. kary umowne, odszkodowania) oraz możliwość dochodzenia roszczeń na drodze sądowej.
• prawo właściwe i jurysdykcja – określenie prawa, które będzie regulować umowę oraz sądu właściwego do rozstrzygania sporów.
• postanowienia końcowe – standardowe klauzule dotyczące zmian umowy, cesji praw i obowiązków, całej umowy, podpisów stron.

Określenie informacji poufnych

Aby umowa NDA była skuteczna, jednym z ważnych jej elementów jest jasne wskazanie, jakie informacje będą chronione. Dokument powinien określać, jakie dane mają pozostać tajemnicą dla osób trzecich – poza stronami umowy – oraz w jaki sposób mogą być używane.

W umowie należy jasno określić poufne informacje, nie posługując się ogólnikami. Zamiast pisać o „informacjach technicznych, technologicznych, finansowych czy organizacyjnych przedsiębiorstwa”, trzeba sprecyzować, jakie dane są poufne. Mogą to być na przykład:

• tajemnice handlowe,
• plany dotyczące działalności,
• technologie,
• projekty,
• dane klientów,
• konkretne dokumenty, np. dotyczące specyfikacji technicznej produktu lub jego receptury.

Dobra umowa NDA powinna więc jasno rozgraniczać, jakie informacje uważa za poufne, a jakie nie. Poza tym, jeśli w dokumencie pada odniesienie do tajemnicy przedsiębiorstwa, to powinno to być sformułowanie odnoszące się do informacji technicznych, technologicznych, finansowych, organizacyjnych lub innych informacji mających wartość gospodarczą, które nie są powszechnie znane i które mają wartość gospodarczą oraz co do których przedsiębiorca podejmuje działania w celu zachowania ich poufności.

Wskazanie standardów ochrony informacji

Warto również ustalić odpowiednie standardy ochrony informacji poufnych. W umowie powinno znaleźć się szczegółowe wyjaśnienie, jak chronione są dane poufne – fizycznie i cyfrowo. Chodzi tutaj m.in. o zasady postępowania z dokumentami i nośnikami danych po zakończeniu współpracy.

Zobowiązany powinien wtedy usuwać wszelkie otrzymane dane, chyba że ich dalsze przetwarzanie nakazuje prawo. Poza tym, w NDA często dopisuje się zapisy, które regulują obowiązek wykorzystywania informacji poufnych wyłącznie w powiązaniu z umową – np. w celu wykonywania nią objętych czynności lub nałożonych obowiązków.

Kary umowne i sankcje za naruszenie NDA

W umowie o poufności powinny znaleźć się także zapisy dotyczące przewidywanych kar umownych. Są to kary w formie zastrzeżonej kwoty, którą będzie musiała uiścić strona naruszająca zobowiązania. Choć prawo nie wprowadza tutaj żadnych ograniczeń (ani co do wysokości, ani co do formy kary), to wszystkie strony umowy muszą zgodzić się na dany jej rodzaj i wysokość.